ControlNaar de inkoper

De inkoper

Je nieuwe collega voor de inkoop van materialen en producten. Hij kent de inkoopfacturen van Trium en zoekt voor je uit waar je iets het beste haalt.

De inkoper is AI, geen mens.

Zo vraag je iets

Stuur hem een bericht zoals je een appje stuurt. Zeg wat je nodig hebt, hoeveel, en wanneer.

JijHoi, voor vrijdag heb ik 200 schroeven 4x40 en 6 zakken tegellijm nodig.

Meer hoeft niet. De rest zoekt hij zelf uit. Moet er echt iets gekozen worden, dan vraagt hij het.

Je kunt je telefoon gewoon wegleggen: het antwoord staat klaar als je terugkomt. Is een collega net iets aan het vragen, dan moet je soms even wachten.

Wat hij doet, en wat niet

Wel

  • Hij kijkt wat jullie eerder kochten, bij wie en voor hoeveel.
  • Hij vergelijkt waar je wat het beste haalt, met korting en bezorgkosten erbij.
  • Hij zet een voorstel voor je klaar. Als je wilt ook het bericht voor de leverancier, dat je zelf kopieert.
  • Kent hij een product niet, dan laat hij het op internet opzoeken. In die zoekvraag zet hij geen namen, prijzen of andere gegevens van Trium.

Niet

  • Hij bestelt niets.
  • Hij verstuurt niets: geen mail, geen bericht aan een leverancier.
  • Hij verandert niets aan jullie facturen of administratie.
  • Diensten en onderaanneming zijn niet zijn vak. Hij gaat over materialen en producten.

Een mens beslist altijd. Jij, of je collega.

Kijk na wat hij zegt

De inkoper werkt met jullie eigen facturen, maar hij is AI en kan zich vergissen. Een verkeerd product, een oude prijs, een verkeerd aantal. Kijk zijn voorstel daarom altijd na voordat je iets bestelt.

Klopt er iets niet? Zeg het gewoon in de chat, zoals tegen een collega:

"Nee, die nemen we nooit. We willen altijd de grote verpakking."

Hij past het aan. Wat blijft gelden, onthoudt hij, en dat zegt hij er dan bij.

Inloggen

  1. Open de link uit de mail in Safari of Chrome

    Dus niet in de mail-app zelf. Die opent links vaak in een eigen browser, en dan ben je daarna in Safari of Chrome niet ingelogd. Houd de link ingedrukt en kies openen in Safari of Chrome.

  2. Tik op Inloggen

    Je zit in de chat. Een wachtwoord heb je niet nodig.

  3. Zet de chat op je beginscherm

    Tik op de deelknop (het vierkantje met de pijl, in Safari) of de drie puntjes (in Chrome) en kies de optie voor het beginscherm.

  4. Je blijft ingelogd

    Gebruik je de chat 30 dagen niet, dan log je opnieuw in: open de chat, vul je mailadres in en je krijgt een nieuwe mail. Staat daar ook een code in, dan kun je die intypen in plaats van op de link te tikken.

Wie leest mee

Gesprekken zijn van heel Trium

Je collega's zien jouw gesprekken in de lijst, en jij die van hen. Zo kan iedereen verder waar een ander was.

Wat er wordt bewaard

Wat je typt, wat de inkoper antwoordt, wie het gesprek voerde en wanneer. De inkoper maakt korte verslagen van de gesprekken, en hij onthoudt afspraken en voorkeuren die je hem vertelt, met wie het zei. Foto's en pdf's die je meestuurt blijven 12 maanden.

Merijn van Doov leest de gesprekken

Doov maakt Control. Merijn leest de volledige gesprekken om de inkoper beter te maken, fouten te vinden en jullie te helpen. Doov houdt bij wanneer het gesprekken leest en waarvoor; Trium kan dat overzicht opvragen.

Nooit om jou te beoordelen

Gesprekken worden nooit gebruikt om iemand te beoordelen, te controleren of te volgen. Niet door Doov en niet door Trium. Doov gebruikt ze ook niet voor andere klanten en niet om AI te trainen.

Hoe lang

Volledige gesprekken 12 maanden. Daarna blijven alleen het korte verslag en wat de inkoper heeft onthouden, zolang Trium Control gebruikt.

Typ geen privézaken

Zet niets persoonlijks in de chat, zoals iets over je gezondheid. Gebeurt het toch, dan haalt Doov het uit het verslag en uit wat de inkoper onthoudt, en laat het Trium weten.

Waar de gegevens staan (tik om te openen)

Doov gebruikt hiervoor een paar andere bedrijven:

  • Supabase: de opslag, in Frankfurt.
  • Railway: de server waarop de inkoper draait, in Amsterdam.
  • Anthropic: het AI-model achter de inkoper (Claude), in de Verenigde Staten.
  • OpenAI: Codex, waarmee Doov aan de inkoper werkt en daarbij ook gesprekken kan lezen, in de Verenigde Staten.
  • Resend: verstuurt de inlogmail. Ziet alleen je naam en mailadres.
  • Hostinger: een versleutelde reservekopie van de verslagen en wat de inkoper onthoudt, in Frankfurt.
  • Google: de mail van Doov, als je Merijn mailt.

De volledige lijst staat in de afspraken tussen Trium en Doov.

Je rechten

Je mag altijd vragen wat er over jou is vastgelegd, het laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken. Vraag het aan Thijme: Trium is verantwoordelijk voor jullie gegevens, Doov helpt daarbij. Ben je het er niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen?

Vraag het Thijme. Of mail Merijn van Doov: merijn@doov.nl.

Naar de inkoper